Facebook Följ oss på linkedin

Aktivitetsbaserat kontor - vi hjälper er genom vår utbildning SmartTime® Flytt

Kan det där med aktivitetsbaserat kontor vara något för oss?

Frågan kommer allt oftare till oss som jobbar med effektivitet, och vi tycker svaret i de flesta fall är ja men det krävs en hel del jobb för att lyckas.

Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?

Den kortaste beskrivningen av ett aktivitetsbaserat arbetssätt är att man helt enkelt jobbar där hjärnan är och inte där skrivbordet står. Arbetssättet och dess kontorstyp bygger på att man inte har (eller endast några få) egna fasta platser.
Ett aktivitetsbaserat kontor är oftast uppdelat i olika zoner: en aktiv zon, en mellanzon och en lugn zon. Den som arbetar där väljer plats beroende på sina behov för stunden. I den lugna zonen arbetar man tyst och ostört. I mellanzonen sitter man tillsammans med sina kollegor på liknande sätt som i ett öppet kontorslandskap. I den aktiva ytan möts man för diskussioner, arbete i grupp eller enskilt, oftast i en kaféliknande miljö.

Fördelar och nackdelar med aktivitetsbaserat arbetssätt:

Det finns många fördelar, bl.a. ökad trivsel, kreativitet och kunskapsöverföring eftersom man möter sina kollegor oftare och i flera olika situationer. Snabba beslut, ökad effektivitet och lokalens planering och inredning brukar också vara saker som hamnar på plussidan.

På minussidan hittar vi ofta saker som har att göra med att man blir störd och har svårt att koncentrera sig, att man saknar tryggheten med att ha en egen arbetsplats samt att man ibland känner sig kontrollerad. Det är dock saker som går att lösa ganska bra om man genomför projektet på rätt sätt.

Vad krävs för att lyckas?

Detta är en stor omställning för medarbetarna och många vill gärna prata om hur kontoret kommer att se ut. Det blir dock oftast väldigt bra med duktiga arkitekter och inredare. Det jag däremot tycker att man missar är att prata beteende och effektivitet i den nya kontorsmiljön. Detta skall först och främst göras i god tid innan flytt och skall involvera alla i personalen. Fokus skall vara på vad som kan bli riktigt bra men man får inte låtsas som att det inte kommer att finnas mindre bra saker när projektet är klart. I samband med detta bör alltså struktur, planering, möteseffektivitet, mailhantering, kommunikation, stresshantering och en del andra viktiga saker vävas in i projektet. Då blir det inte bara en flytt till aktivitetsbaserat kontor, utan man får möjlighet att hitta enklare och smartare arbetssätt på alla nivåer. En annan viktig sak är syftet med förändringen. Om detta är oklart eller inte tillräckligt bra förmedlat så blir det en lång och jobbig resa.

Hur kan vi hjälpa er?

Vår utbildning SmartTime® Flytt är anpassad just för detta. Syftet är att skapa effektivare arbetsmetoder för medarbetarna och samtidigt koppla ihop detta med förändringen eller flytten till en ny kontorsmiljö. Målet för varje deltagare är att få mer gjort, få ökad kontroll, minska stressen och frigöra tid till det som är viktigt, samtidigt som den nya arbetsmiljön skall vara en hjälp för grupper och avdelningar att jobba effektivare och roligare tillsammans. Läs mer om utbildningen SmartTime® Flytt eller kontakta oss så berättar vi mer.

Niklas Lindberg / VD