Facebook Följ oss på linkedin
Tieto har gått utbildning i mötesteknik och personlig utveckling

Tieto har fått kontoll på sin mailpolicy

- "Nu har jag kontroll över min elektroniska vardag - mailen och kalendern - det är jag som håller i ratten!" säger Claes Lemnell på Tieto efter SmartMail™-utbildningen.

Bakgrunden till att vi tog initiativ till att genomföra SmartMail™ inom Financial Services var att e-posten idag är en väsentlig och vital del av vår kommunikation och volymen ser ut att bara växa. Vi hanterar dagligen en mycket stor mängd e-post till kunder, leverantörer och internt - både inom Sverige och till andra länder. Flera av oss hade försökt skapa struktur - men fick det inte att funka. Så vi hade en önskan om att få kunskap om hur vi borde strukturera och hantera e-posten effektivt - vi ville ta kommandot över e-posten, inte tvärtom.

Några var lite skeptiska i början till att få till en hel dag - hur skulle vi få tid till det, när vi inte fick tid till egna 2 timmars möten? Det gick! Samtalen efter kursdagen var "shit vad nyttigt det var och vad mycket vi hann!". Uppläggget med rejäla pauser gjorde att vi hann kolla av telefon och e-post - ja den jobbade vi ju med hela eftermiddagen - så det kändes inte som om vi var "borta" från verksamheten en hel dag.
Och resultatet har hållit i sig. Jag noterar väldigt ofta att vi använder oss av utbildningen. Till exempel använder vi FYA (For yyour action) och FYI (For your information) i e-post rubriken, vilket vi inte gjorde innan, och det gör att jag snabbt får info om vad jag behöver prioritera. Vi är också betydligt bättre på att vara tydliga i vår e-post korrespondens - vad vill jag med mailet, när önskar jag svar osv. Jag upplever också att vi nu skickar kortare mail. Skillnaden är stor och det är otroligt bra att vi använder oss av detta allihop.

Ett viktigt skäl till att resultatet hållit i sig tror jag är kursupplägget med stort fokus på individuell praktik och coachning. Vi fick helt enkelt praktisera "teorin" direkt på kursen och arbetade igenom vår e-post, strukturerade mappar, automatstyrde viss e-post till mappar och sist men inte minst - vi gick ifrån kursen med "tom inkorg". Personligen hade jag 2500 mail i min e-post när jag kom och 0 när jag lämnade kursdagen. I fredags, 2 månader efter kursavslut, hade jag 30 mail i min e-post och det var efter en helvetisk vecka.....
Ett annat skäl till att resultatet hållit är uppföljningsdagen, i vårt fall 6 veckor efter första kursdagen, där vi repeterade och fortsatte med konceptet i "praktiken". Som allt annat - man måste följa upp för att det ska hända något!

Kursledaren, i vårt fall Karin, tyckte jag var jättebra! Hon hade förmåga att sälja in konceptet - både idén och poängen med att göra på ett visst sätt och hon visade på effekten för var och en och hon gjorde det på ett pedagogiskt sätt. Hon kopplade ofta till egna erfarenheter - både självupplevda och från andra företag - vilket upplevdes professionellt och tryggt - konceptet fungerar!

Claes Lemnell