Mia hjälper dig prioritera och planera fram till jul med 8 tips

Bara några arbetsdagar till jul men fortfarande hundra grejer att fixa? Lugn. Maria Blomgren är effektivitetsspecialist på Kompetensakademin. Här ger hon sina bästa tips på hur du hinner jobba klart innan julafton.

1. Sortera: Känns det som att hundra arbetsuppgifter ska vara slutförda till 23 december? De ”hundra snurrande uppgifterna” är troligen inte sanningen. Se över vilka uppgifter som ska vara avslutade innan jul och vilka som har deadline efter.

2. Skriv ned och stryk: Skriv ned dina uppgifter. Töm huvudet. Av de hundra saker du trodde behövde vara klara, kanske det visar sig vara tjugo med deadline senast 23 december. Nästa steg är att ta tag i de tjugo. Börja med att stryka det som är privata uppgifter från listan, som att köpa lucialinnen, baka lussebullar och köpa julklappar. Privata uppgifter behöver kanske en egen lista och bör inte blandas ihop med arbetsuppgifter.

3. Prioritera: Identifiera vilka uppgifter som är viktigast och när de ska vara klara. Ett tips är att sätta siffror på de uppgifter som blev kvar på listan. 1=viktigast, 2=näst viktigast, 3=lite mindre viktigt, och så vidare. Det kan kännas omöjligt när du är stressad, men be då en chef eller klok kollega om hjälp, det behöver inte ta mer än ett par minuter. Siffrorna hjälper dig att jobba med rätt uppgift och underlättar när du behöver säga nej.

4. Tidsuppskatta: Gå nu igenom deadline på alla uppgifter på listan. Fundera på hur mycket tid de viktigaste uppgifterna tar för att avslutas. Den tidsuppskattningen hjälper dig att se om det är möjligt att bli klar.

5. Planera: När du gjort en tidsuppskattning, planera in arbetspass i kalendern. Tar uppgiften lite längre tid är delavslut lika viktigt. Om du är tidsoptimist, lägg på några extra minuter – allt för att få en känsla av att lyckas under arbetets gång. Tidsuppskattning är en konst, men det kommer vara en nyckel här. Fundera på när du är piggast under dagen och veckan, så att du kan styra planeringen till att ta hand om de viktigaste arbetsuppgifterna när hjärnan är som mest alert.

6. Säg nej: Prioritering och en visuell tydlighet i kalendern gör det också lättare att säga nej. Det handlar inte om att vi ska bli tråkiga ”nej-sägare”, men det är själva essensen av att göra en bra prioritering. När vi säger nej, kan vi göra det både kärleksfullt och tydligt och veta varför. Julen närmar sig, din kalender är fullbokad, arbetsuppgifter ska avslutas – det är bra anledningar att säga nej.

7. Agera: Den viktigaste nyckeln i planering är att agera. Kanske kan du sitta på annan plats ett par timmar om dagen, för att inte bli avbruten, och bli bättre på att avsluta uppgifter. Kanske kan ni tillsammans i teamet prata om hur ni kan distrahera varandra mindre sista veckorna innan jul.

8. Behåll luckor i kalendern: I en realistisk planering finns också obokad tid, med utrymme för oförutsedda händelser. Kroppen och knoppen behöver både vila och återhämtning. Det kan vara en utmaning att få till denna balans under de sista arbetsdagarna på året. Låt ordet och innehållet i acceptans vara ditt ”motto”.